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5S es la base del Mantenimiento Productivo Total (TPM)

«El restablecimiento de los equipos a su estado inicial garantiza que nuestro entorno de trabajo sea más seguro. A medida que eliminamos las fuentes de contaminación, mejoramos la calidad y la fiabilidad. 5S aporta una sensación de orgullo al lugar de trabajo. En las mejores plantas TPM, los líderes adoptan la metodología 5S y definen los estándares mediante la realización de la limpieza inicial.»



«5S tiene que ir primero o, de lo contrario, no se eliminarán las causas raíz. La Eficiencia Global de los Equipos (OEE) mejora en un 20 % si se aplica la metodología 5S de forma estricta».«Deja que el suelo sea un reflejo del equipo que hay encima».

¿Que es 5s?

5S es un método de organización del lugar de trabajo que usa cinco palabras: Sort (clasificar), Set in order (ordenar), Shine (limpiar), Standardise (estandarizar) y Sustain (mantener). Estas son las «5S».

Nuestra Visión y Estrategia

Nuestra estrategia consiste en incorporar TPM en todo lo que hacemos y nuestra visión es ampliarlo a la cadena de suministro integral como parte de la iniciativa «TPM en todo lo que hacemos». A partir de esto creamos una hoja de ruta para alcanzar estándares que se sitúan entre los mejores a escala mundial. 5S es una de las bases de TPM y uno de los primeros pasos para alcanzar nuestros objetivos, metas, estrategias y medidas (OGSM, por sus siglas en inglés). Nos ayuda a alcanzar nuestro objetivo «cero pérdidas» mediante la participación al 100 % de nuestros empleados.

Cambio Cultural

El enfoque 5S inicia el proceso de cambio cultural en la planta al impulsar un cambio de comportamiento. Esto lo consigue al animar a todos a pensar de forma metódica y asumir responsabilidad y sentirse orgullosos de su propia área de trabajo. El cambio o mejora de la cultura es esencial para el éxito de la metodología 5S y TPM.

Los indicadores claves de rendimiento

Como base para el Mantenimiento Productivo Total (TPM, por sus siglas en inglés), la metodología 5S es un programa estructurado y por etapas que es esencial para mejorar la organización y estandarización del lugar de trabajo. 5S contribuye a impulsar el crecimiento dentro de los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) de Ecolab: seguridad, calidad, eficiencia y productividad, y nos ayuda a establecer un sentido común de responsabilidad.

Participación y Motivación

Las plantas que tienen programas 5S bien establecidos suelen estar bien encaminadas hacia tener una plantilla motivada e involucrada. La puesta en práctica eficaz de la metodología 5S hace que los equipos y puestos de trabajo tengan el mejor estado posible y crea un cambio cultural positivo.

La metodología 5S es una de las bases de los pilares TPM junto con el liderazgo.

Ambos ayudan a Ecolab en su afán por convertirse en una organización de alto rendimiento (HPO).El sitio Global TPM SharePoint alberga toda la información que necesita para gestionar un programa 5S que incluye el manual de TPM, las prácticas recomendadas y las plantillas.

¿Por qué 5S? - La base: 5s

La finalidad de la puesta en práctica de un programa 5S (que se suele denominar «organización del lugar de trabajo») es garantizar un alto nivel de disciplina, organización y orgullo. Estos procesos ayudan a respaldar los valores y el mensaje lo primero es la seguridad de Ecolab. Una implementación sólida de la metodología 5S es la base de cualquier programa de mejora continua o Mantenimiento Productivo Total y el punto de partida para involucrar a nuestra plantilla.

«El éxito es la suma de las pequeñas iniciativas que se repiten a diario»Robert Collier

¿Por qué usamos 5S?

La metodología 5S tiene muchas repercusiones positivas para Ecolab, para usted mismo como empleado y, en última instancia, para nuestros clientes. A continuación podrá ver los motivos por los que creemos en la metodología 5S:



1. 5S nos proporciona una base para la mejora continua y sostenible2. 5S mejora la seguridad, calidad, eficiencia, productividad y genera un sentido de la responsabilidad3. Las fábricas, laboratorios y oficinas que tienen programas 5S bien establecidos cuentan con equipos motivados y una participación excelente4. 5S crea una operación comercial más eficiente. Es más fácil encontrar los artículos esenciales para el trabajo con lo que se ahorra tiempo, se mejora la eficiencia y se reduce el estrés5. 5S permite identificar las averías en las máquinas de forma mucho más rápida, con lo que se reduce el tiempo de inactividad y aumenta la seguridad6. 5S tiene una repercusión positiva en los clientes y las personas que visitan las instalaciones

El objetivo de 5S

La visión de 5S para nuestra empresa es garantizar que nuestras fábricas, laboratorios y oficinas alcancen el nivel de operaciones de talla mundial centradas principalmente en la obtención de cero pérdidas. Tenga en cuenta que el nivel de organización, la apariencia y la sensación que dan nuestros entornos de trabajo deben reflejar, como mínimo, los estándares de nuestros clientes. Por ejemplo, un centro de Ecolab que abastece al sector sanitario debe alcanzar o superar los estándares de calidad visual de limpieza y organización establecidos por los hospitales y los quirófanos.

Nuestra cultura–La metodología 5S como base del TPM contribuye a inculcarnos el cambio cultural necesario para convertirnos en una organización de alto rendimiento



Nuestros clientes–Al tener una repercusión sobre la calidad y el servicio, 5S beneficia en última instancia a nuestros clientes además de a nosotros mismos.



Nuestras prácticas empresariales–Inculcar la mentalidad de la metodología 5S en la organización del lugar de trabajo afecta a nuestra forma de gestionar otros aspectos de nuestra vida laboral con efectos positivos similares. Nos planteamos usar pasos metódicos y lógicos para otros aspectos de la resolución de problemas y, en última instancia, gestionamos los riesgos y la toma de decisiones de forma más eficaz.

Medir nuestro éxito

Dele la vuelta a las siguientes fichas para obtener más información sobre los posibles resultados y beneficios para los KPI derivados de la implantación de la organización del lugar de trabajo 5S.

Beneficios para la seguridad

Gracias al aumento de la motivación y la moral.Posible resultado = reducción de hasta el 70 % de los incidentes de seguridad

Espacio adicional

Posible resultado = aumento del 50-60 % en el espacio

Aumento de la productividad

Posible resultado = mejora del 15-50 % en la productividad

Reducción del absentismo

Posible resultado = reducción del 20-50 %

Cultura de mejora continua

Posible resultado = aumento del 1500 % en sugerencias de los empleados

Reducción de movimientos innecesarios

Posible resultado = reducción del 20-50 %

¿Cuáles son los pasos de la metodología 5S?

El nombre 5S se deriva de los cinco pasos principales para una implementación de éxito y cada paso empieza con la letra «S». Los principios de la metodología 5S se pueden aplicar a cualquier entorno laboral.A continuación vamos a analizar cada uno de los pasos de forma más detallada.

«Antes» de la implementación de 5S

Las siguientes imágenes son ejemplos de lugares de trabajo antes de la implantación de un programa 5S.













¿Qué se está haciendo mal en las imágenes.

Superficies sucias


Posible riesgo para la higiene.



Las herramientas no tienen un sitio fijoHacen que sea más difícil encontrar lo necesario.



Artículos no guardados o clasificadosHacen que sea más difícil encontrar lo necesario



Cables sueltosPueden suponer un peligro para la seguridad.



EPI no guardadoHace que sea difícil encontrarlo y también puede dificultar el acceso a otros objetos.



Artículos que se han dejado fuera de sitioPueden suponer un peligro para la seguridad.

Paso 1: Sort (clasificar)

Durante este paso se quitan todos los artículos del lugar de trabajo que no sean absolutamente necesarios para llevar a cabo una tarea. Este es el proceso «Sort» (clasificar). Las ventajas de clasificar son: un uso más eficaz del espacio, tareas simplificadas, reducción de los peligros y una reducción significativa del desorden que supone una distracción. Algunos equipos de Ecolab ya usan un sistema de etiquetas que puede ayudar a llevar a cabo esta actividad. Si no se usan todavía, se pueden utilizar etiquetas rojas para respaldar este proceso. En la lección Implementación de la metodología 5S obtendrá más información sobre las etiquetas rojas.En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de una zona tras llevar a cabo el «Paso 1: Sort (clasificar)». Tenga en cuenta que esta imagen no corresponde a un lugar de trabajo que cumple con la metodología 5S, no olvide que todavía estamos en el paso 1. Queda mucho por hacer.

Paso 2: Set in order (ordenar)

El paso 2 nos ayuda a asegurarnos de que solo tengamos los artículos esenciales en el lugar de trabajo y que estén claramente identificados y etiquetados en el lugar donde se van a usar. Piense en la frase «cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa». Esto se suele denominar «gestión visual». Para ello, tenemos que hacernos las siguientes preguntas:



1. ¿Hay algunas cuestiones de seguridad que deba tener en cuenta para mi solución de almacenamiento?


2. ¿Qué artículos necesito para llevar a cabo qué tareas?


3. ¿Cuántos artículos necesito que estén fácilmente accesibles?


4. ¿Dónde necesito que esté ubicado cada artículo y por qué?5. ¿Me va a ayudar el uso de etiquetas y la codificación por colores? De ser así, ¿cómo voy a usarlos?



El siguiente ejemplo muestra una planta tras llevar a cabo el ejercicio «Ordenar».


- Suelos despejados para facilitar el acceso y la seguridad.


- Herramientas guardadas en tableros de siluetas.


- Se puede acceder fácilmente a los artículos de seguridad.


- Todos los artículos guardados y marcados con claridad.


- Se han quitado todos los artículos que no se necesitan.


- Artículos guardados para acceder a ellos fácilmente.


- Cajas codificadas por colores para encontrarlas fácilmente.

Paso 2: Set in order (ordenar)

El paso 2 nos ayuda a asegurarnos de que solo tengamos los artículos esenciales en el lugar de trabajo y que estén claramente identificados y etiquetados en el lugar donde se van a usar. Piense en la frase «cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa». Esto se suele denominar «gestión visual». Para ello, tenemos que hacernos las siguientes preguntas:



1. ¿Hay algunas cuestiones de seguridad que deba tener en cuenta para mi solución de almacenamiento?


2. ¿Qué artículos necesito para llevar a cabo qué tareas?


3. ¿Cuántos artículos necesito que estén fácilmente accesibles?


4. ¿Dónde necesito que esté ubicado cada artículo y por qué?5. ¿Me va a ayudar el uso de etiquetas y la codificación por colores? De ser así, ¿cómo voy a usarlos?



El siguiente ejemplo muestra una planta tras llevar a cabo el ejercicio «Ordenar».


- Suelos despejados para facilitar el acceso y la seguridad.


- Herramientas guardadas en tableros de siluetas.


- Se puede acceder fácilmente a los artículos de seguridad.


- Todos los artículos guardados y marcados con claridad.


- Se han quitado todos los artículos que no se necesitan.


- Artículos guardados para acceder a ellos fácilmente.


- Cajas codificadas por colores para encontrarlas fácilmente.

Paso 3: Shine (limpiar)

Tras clasificar y ordenar las zonas de almacenamiento, el siguiente paso consiste en asegurarse de que se lleva a cabo una limpieza concienzuda del puesto de trabajo todos los días. Esto es esencial para asegurarse de que las mejoras realizadas sean sostenibles.El proceso «Shine (limpiar)» se aplica a todas las zonas de almacenamiento, la maquinaria, los equipos, las herramientas y las superficies de trabajo. Estos deben limpiarse y comprobarse periódicamente. Aunque esto pueda parecer mucho trabajo a veces, es esencial para la seguridad, el cambio sostenible y crea un entorno de trabajo mucho menos estresante para todos.Es importante recordar que la limpieza inteligente puede hacer que sea necesario limpiar menos. ¡Siempre nos motiva encontrar una mejor forma de limpiar! La limpieza también es una forma rutinaria de conocer y hacerse responsable de su zona y equipo: otro motivo por el que es tan importante.Los siguientes son algunos ejemplos del paso 3 «Shine (limpiar)». El paso limpiar no es un ejercicio puntual sino un proceso continuo.



- Se lleva puesto el EPI correcto al limpiar.


- Todos los equipos se limpian periódicamente.


- Se limpian periódicamente todos los equipos de la planta, oficina o laboratorio.



Es importante recordar que la metodología 5S no es solo aplicable el lugar de trabajo. Puede convertirse en parte de su vida doméstica también y las ventajas serán las mismas que las del lugar de trabajo.Todos los pasos de la metodología 5S se han puesto en práctica en esta casa. Esta imagen constituye una buena demostración del paso «Shine (limpiar)» en todas las superficies de un hogar.

Paso 4: Standardise (estandarizar)

Tras poner en práctica los tres primeros pasos, ha llegado el momento de «estandarizar» las nuevas prácticas y adoptarlas como nuestra nueva norma; nuestro «modo de trabajar». Para ello es necesario un cambio cultural. Cuando se implementen estas nuevas normas y prácticas recomendadas resultarán extrañas al principio pero muy pronto parecerá que siempre se habían hecho las cosas de esta manera.Estandarizar implica:


1. Auditar el estándar para verificar que se cumple2. Analizar dónde están los problemas e investigar por qué existen3. Mejorar el estándar para crear una sola «mejor manera»

Auditoría

La realización de auditorías constituye un elemento importante del paso Sustain (mantener) a fin de verificar el cumplimiento de forma continua y crear listas de tareas diarias.Debemos mejorar nuestras listas de comprobación y auditorías a medida que las desarrollamos para seguir mejorando.



Resolución de problemas

La resolución de problemas es un componente importante para mantener la metodología 5S. Existen muchas herramientas y técnicas que puede usar para ayudarle con esto (por ejemplo el análisis por qué/por qué) que encontrará en TPM Global SharePoint o en la lección Implantación de la metodología 5S.


Crear una sola «mejor manera»

Al mejorar el estándar, creamos una sola mejor manera. Para ello, debemos desafiarnos a encontrar una manera mejor, medir nuestro éxito para animar y convencer a los demás y cuestionarnos los unos a los otros para alcanzar el MEJOR enfoque en todo lo que hacemos.

Paso 5: Sustain (mantener)

Por último, pero desde luego no menos importante, debemos aprender a mantener la metodología 5S. 5S debe convertirse en una forma de vida, no solo en un ejercicio puntual, es un bucle continuo.Para este paso tenemos que: poner en práctica un proceso de auditoría riguroso y publicar los resultados, revisar los requisitos de cambio en nuestro estilo de gestión, liderar con el ejemplo y aumentar el ritmo y la capacidad de respuesta. Ahora vamos a analizar cada uno de ellos en mayor profundidad.


Puesta en práctica de una auditoría rigurosa

Durante el paso «Sustain (mantener)», debe aumentar la frecuencia de las auditorías a semanal, deben priorizarse las 3 medidas más importantes con objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo).Analizamos todas las auditorías con equipos individuales, de forma rigurosa, sin suposiciones. Nos centramos en los datos y las acciones de las que se rindan cuentas y visualizamos los avances.

Evaluamos nuestro estilo de dirección y lideramos con el ejemplo

A medida que madura la comprensión, la experiencia y el compromiso de los equipos respecto a la metodología 5S, nuestro estilo de dirección tiene que adaptarse también.Debemos liderar con el ejemplo siempre y recordar que el estándar más bajo aceptable para cualquier líder se convierte en el estándar más alto alcanzable para su equipo. No obstante, a medida que los equipos se convierten en cada vez más autónomos y crece su capacidad, tenemos que adaptar nuestros comportamientos de dirección a fin de crear la cultura y expectativas correctas para que nuestros equipos avancen a la siguiente fase. Este gráfico representa un resumen general de los cambios de conducta típicos en este recorrido cultural tanto para los directores como para los empleados.Cuando los equipos hayan llegado a la fase interdependiente, habrán adoptado, organizado e impulsado la metodología 5S completamente por sí mismos, con una cultura que aprecia la realización de auditorías cruzadas de las áreas de los demás como parte de esta.

Publicamos los resultados, el aumento del ritmo y de la capacidad de respuesta

Al publicar nuestros resultados en cada zona y tener un tablero de control 5S para toda la planta, ofrecemos claridad respecto a la situación actual, nuestros avances y objetivos.Las tablas de clasificación ofrecen un componente competitivo y fomentan el aprendizaje de los demás.Es esencial tener fotos del antes y el después.

Los pasos más difíciles: 4 y 5

Uno de los motivos más habituales por los que fracasan los programas de mejora es que se centran en la preparación y después pierden interés o motivación y no crean programas sostenibles. Es esencial que los procesos 5S se estandaricen y mantengan o, de lo contrario, se derrochará el esfuerzo inicial invertido en desarrollarlos y no se obtendrán los beneficios. A continuación encontrará algunas sugerencias que le ayudarán a asegurarse de que sus programas 5S triunfen:


1. Debe incluirse a todos en la creación de un conjunto de estándares que se convertirán en la nueva norma para el lugar de trabajo


2. Debe ofrecerse formación adecuada sobre la metodología 5S y esta debe estar disponible para todos incluidos los nuevos empleados


3. Los estándares son iguales para todos, sin ninguna excepción. La constancia es esencial y debemos aprender de los demás y escucharlos para mejorar continuamente


4. Deberíamos fomentar distintos niveles de auditoría, centrarnos en los datos y las medidas tomadas y poner en común los cambios mediante tableros visuales


5. Debemos celebrar reuniones frecuentes para evaluar el progreso: indicadores clave de rendimiento, tarjetas rojas, auditorías y fomentar la comunicación abierta y las sugerencias para mejorar


6. Tenemos que recordar que será necesario dedicar tiempo a la supervisión y atención de los nuevos estándares hasta que se conviertan en un forma natural de hacer las cosas


7. Recordatorios frecuentes, como imágenes y mensajes de correo electrónico, nos ayudarán a integrar los nuevos estándares en la empresa. Si lo medimos y supervisamos, podremos conseguirlo



Los pasos más difíciles¡Si eres constante, los resultados serán transformadores!

Comprobación de conocimientos

Identificar a dónde crea que corresponden a las fases de la metodología 5S y las que no:

Implementación de la metodología 5S

"El estándar más bajo aceptable para un líder se convierte en el estándar más alto para la planta".


Anónimo.



Tómese un momento para asimilar esta cita que acaba de leer y plantearse qué significa para usted.

Herramientas para respaldar la implementación de un programa 5S

Tiene a su disposición muchas herramientas y técnicas de prácticas recomendadas para respaldar la implementación de un programa 5S. Encontrará todas ellas en el sitio Global TPM SharePoint. Ahora vamos a echar un vistazo a algunas de las más comunes que encontrará:

Sugerencias para llevar a cabo una implementación de éxito

1. Los líderes crean líderes sentando ejemplo. «Es posible que las personas no crean lo que decimos pero creerán lo que hacemos.» Plantéese lo siguiente: ¿es su oficina un buen ejemplo de la metodología 5S?


2. Cada zona del emplazamiento (planta, oficina o laboratorio) debe tener una persona al cargo


3. Juntos debemos acordar un idea y visualizarla


4. Debemos ser claros con respecto a los estándares y las expectativas


5. Debemos centrarnos en las cosas sencillas que pueden suponer una diferencia


6. Debemos pasar de limpiar de forma rutinaria a observar con cuidado para identificar anomalías


7. Debemos «limpiar con sentido» convirtiéndolo en parte de nuestra rutina diaria


8. Debemos acordarnos de hacer fotos del antes y el después para ver lo que hemos avanzado

A continuación tiene un ejercicio sencillo

Para demostrar de qué modo afecta 5S a su capacidad para encontrar las herramientas y artículos adecuados en el momento adecuado.

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La metodología 5S como cambio cultural

«El mundo odia los cambios y, sin embargo, son los únicos que han aportado progreso»Charles Kettering

¿Por qué hablamos de cambio cultural con 5S?

Solo triunfará en su afán por convertirse en una HPO si hace cambios sostenibles e integra procesos como la organización del lugar de trabajo 5S en la empresa. Para esto requiere un cambio cultural.

En esta lección aprenderemos qué es el cambio cultural y cómo puede alcanzarse.

- HPO significa organización de alto rendimiento


- La dirección marca la diferencia entre el éxito y el fracaso de la implementación de una metodología 5SEs fácil llevar a cabo una auditoría 5S pero se necesitan líderes fuertes para que se produzca un cambio positivo y sostenible. La dirección nos permite establecer el marco adecuado mediante comunicaciones, trabajo estándar, asignación de responsabilidades específicas, seguimiento incansable y rendición de cuentas estricta.


- Un factor decisivo para el éxito es algo que es esencial para alcanzar el éxito

¿Cómo creamos la cultura adecuada para mantener la metodología 5S?

Aunque muchas empresas dedican tiempo a preparar cada puesto de trabajo con la metodología 5S, es muy habitual quedarse corto en el paso «Sustain (mantener)». Usamos auditorías para comprobar el cumplimiento y, sin embargo, seguimos teniendo dificultades con esta tarea fundamental.

¿Cómo podemos cambiar la cultura de nuestro entorno de trabajo para hacer cambios sostenibles?


1. Dirección: como ya hemos aprendido, sin líderes fuertes que sirvan de ejemplo y creen un entorno apto para el cambio, 5S fracasará. Además de confiar en nuestros propios líderes, debemos convertirnos en líderes nosotros mismos y dar un ejemplo positivo a los que nos rodean


2. Comunicación: es esencial comunicar con claridad por qué 5S es una parte tan importante del recorrido hacia la mejora continua (continuous improvement, CI) y no «solo un programa de gestión». 5S debe convertirse en el comienzo del cambio cultural necesario para transformar nuestras formas de trabajar que requiere el compromiso de todos. 5S supone crear una disciplina, estandarizar el trabajo, asumir responsabilidad y mantener la ética de equipo necesaria para mantener el proceso


3. Liderar con el ejemplo: lo más importante es que no debemos dejar pasar un incumplimiento. Para conseguir una organización del lugar de trabajo 5S sostenible, se creará el trabajo que constituye el estándar más alto que deberá cumplirse todos los días y para siempre. Todos debemos liderar con el ejemplo para asegurarnos de que esto se hace correctamente


4. Asignación de responsabilidades: la asignación justa de responsabilidades y áreas de rendición de cuentas es esencial para conseguir el cambio cultural al igual que el trabajo en equipo lo es para completar tareas. Las cosas no salen siempre como tenemos previsto y debemos estar preparados para adaptar nuestras actividades para ayudar a los demás cuando sea necesario a fin de lograr que la metodología 5S funcione5. Recompensa y reconocimiento: es muy importante que «disfrutemos» de los cambios y que se reconozcan y valoren nuestras actitudes y comportamientos positivos. Pillar a los empleados haciendo las cosas bien y elogiarlos por ello es una forma excelente de motivar y respaldar los cambios a largo plazo.

Recompensa y reconocimiento

Tanto si se trata del mejor en su clase, el que más ha mejorado o incluso el peor de su clase (lo que reconoce la necesidad de mejorar), el reconocimiento es muy importante para los programas 5S sostenibles. Aquí pueden verse algunos de los premios 5S de Ecolab (¡incluida la infame cuchara de madera!).¡Esfuércese y exhiba el premio de su equipo con orgullo!



«Es posible que no crean lo que decimos, pero creerán lo que hacemos»Lewis Cass

Compruebe sus conocimientos ayudando a Amy a tomar las decisiones correctas:

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Test al final de la lección

Gracias por participar en nuestra Introducción a 5S Realice este test breve para evaluar lo aprendido. Para aprobar tendrá que tener una puntuación del 80 % que corresponde a 8 de 10 preguntas.¡Buena suerte!

High Performance Organisation (Organización de Alto Rendimiento)

Set in order, Standardise, Shine, Sort, Sustain

.Shine

Un sitio para cada cosa

Reducción de Inventario

Verdadero

1. Sort: Eliminar los artículos innecesarios.


2. Set in order: Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa.


3. Shine: Limpieza frecuente y comprobar que se cumpla el estandar.


4. Standardise: El mismo estandar siempre y para todos.


5. Sustain: Mantener y mejorar los estándares.

Falso

Roja. Se admite roja o Roja.

1. Sort, 2. Set in order, 3. Shine, 4. Standardise, 5. Sustain.

Sort, Shine, Set in order, Sustain, Standardise.