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Princípios dos Documentos Arquivísticos
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PROVENIÊNCIA ou RESPEITO AOS FUNDOS;
TERRITORIALIDADE; UNICIDADE; ORGANICIDADE ou ORDEM ORIGINAL; INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE; CUMULATIVIDADE. |
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PROVENIÊNCIA ou RESPEITO AOS FUNDOS
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Criado pelo historiador francês Natalis Wailly, chefe dos Arquivos Departamentais do Ministério do Interior, por volta de 1840, no século XIX. Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
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Objetivos do Princípio da Proveniência
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a) Garantir a preservação da ordem administrativa na organização dos documentos;
b) Manter a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade; c) Manter o pleno valor de testemunho dos documentos; d) Favorecer a recuperação da informação. |
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TERRITORIALIDADE
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Também conhecido como Princípio da Proveniência Territorial. Trata-se de uma derivação do Princípio da Proveniência, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
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UNICIDADE
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Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Atenção: O princípio não faz oposição à quantidade de cópias, mas sim à sua característica de documento único, ou seja, devendo-se manter o documento original. |
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UNICIDADE DO DOCUMENTO
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Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservada - o documento original.
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UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
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Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.
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ORGANICIDADE ou ORDEM ORIGINAL
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As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Versando também sobre a ordem/fluxo de que os documentos de arquivos foram produzidos ou recebidos pela entidade produtora, ou seja, seria aquele em que os documentos de um mesmo produtor são agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. |
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INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE
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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
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CUMULATIVIDADE
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O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
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Características dos Documentos Arquivísticos
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IMPARCIALIDADE;
AUTENTICIDADE; NATURALIDADE; e INTERRELACIONAMENTO |
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IMPARCIALIDADE
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Os documentos arquivísticos são inerentementes verdadeiros, já que são produzidos para desenvolver atividades.
São assegurados pelas rotinas processuais de sua criação. |
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AUTENTICIDADE
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Está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia. Os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares.
Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles. Parte-se do pressuposto que os documentos estão em conformidade com o sistema legal vigente. |
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NATURALIDADE
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Diz respeito à maneira como os documentos se acumulam nas administrações, em função dos seus objetivos práticos. Eles não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu, mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração.
Atenção: quando os registros de arquivos são coletados artificialmente, como por exemplo, um objeto de museu, eles não tem valor administrativo, ou seja, valor secundário, valor cultural. |
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INTERRELACIONAMENTO
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Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das atividades e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros.
Atenção: Os arquivos possuem valor de conjunto, e quando separados podem perder por completo o seu significado. |
